ANALISA DAN PENELITIAN
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
Topik-topik Lanjutan Sistem Informasi
Penulisan ilmiah
Semester Genap 2013/2014
Oleh
Yoga Sena 1501209490
06PJM
Bina Nusantara University
Jakarta
2014
Abstrak
TUJUAN PENULISAN, ialah membahas konsep enterprise resource planning
serta penerapan enterprise resource planning diberbagai perusahaan it untuk
menghasilkan sebuah pengetahuan tentang sampah elektronik dan sebuah solusi
dan pendekatan enterprise resource planning yang berbuah manfaat dan hasil bagi
perusahaan yang sudah memakai prinsip enterprise resource planning.
METODOLOGI ANALISA yang di gunakan terdiri dari 1 metode, yaitu
Metodologi analisis sistem berjalan. Metodologi analisis sistem berjalan hal yang
dilakukan meliputi survey ke berbagai perusahaan it yang sudah melakukan
enterprise resource planning , mencari informasi tentang enterprise resource
planning, melakukan wawancara dan studi pustaka.
HASIL YANG INGIN DICAPAI penulis ingin memberikan pemahaman konsep
tentang enterprise resource planning dan tata cara penerapan baik solusi maupun
pendekatan masalah enterprise resource planning di berbagai perusahaan it agar bisa
memanfaatkan sampah elektronik untuk didaur ulang agar tidak menjadi sampah
elektronik dan menciptakan kehidupan linkungan yang berkelanjutan.
SIMPULAN penelitian yang dilakukan penulis adalah untuk mengetahui applikasi
enterprise resource planning mengapa applikasi tersebut mampu meningkatkan
kinerja perusahaan serta mencari tahu bagaimana cara menerapkan applikasi di
suatu perusahaan serta langkah – langkah apa saja yang harus dilakukan untuk
mengimplementasikan enterprise resource planning pasa suatu perusahaan
Kata Kunci
Analisis, penelitian, konsep, penerapan , enterprise resource planning
BAB I
PENDAHULUAN
Sejak diusulkan sekitar tahun 1960an, sistem ERP telah mengalami evolusi
yang cukup drastic hingga mencapai bentuk seperti yang sekarang ini dikenal.
Cikal bakal sistem ERP adalah konsep Material Requirement Planning
(MRP) atau perencanaan kebutuhan material, yang merupakan kelanjutan dari
proses pengelolaan bill of material (BOM) atau daftar kebutuhan maretial yang
harus diseakan untuk proses suatu prosuk tertentu. Perintis MRP memikirkan sebuah
metode untuk mengelola order material dan komponennya, yang kahirnya dikenal
dengan konsep MRP.
Konsep MRP kemudia dengan cepat berkembang, lebih dari sekedar
mengelola order dengan lebih baik. Dari berbagai implem,entasi akhirnya disadari
bahwa MRP dapat dimanfaatkan untuk member sinyal, kapn harus melakukan order
ulang yang dikenal dengan Close Loop MRP.
Kemudian dasar ERP diturunkan dari MRP II, tetapoi proses bisnisnya
diperluas dan lebih sesuai diterapkan pada kondisi perusahaan yang memiliki
beberapa unit bisnis. Dengan sistem ERP, maka integrasi keuangan lebih ditekan,
alat bantu rantai pasok, dukungan atas binis melintas batas fungsi organisasi, bahkan
melintas antar perusahaan dapat dilakukan dengan lebih mudah.
Tujuan utama implementasi sistem ERP adalah agar perusahaan dapat
menjalankan binis dalam kondisi yang cepat berubah dan sangat kompetitif, dan jauh
lebih baik dari sebelumnya
Sistem Extended ERP (ERP II) mulai diluncurkan sekitar tahun 2000an.
Sistem ERP II ini disebut Extended ERP, karena merupakan perluasan dari fungsi
– fungsi yang ada pada sistem ERP, yaitu mencakup fungsi-fungsi yang dapat
menjebatani komunikasi dengan supplier dan konsumen. Sistem Extendewd ERP
ini tidak hanya berfokus pada konsumen, proses produksi, transaksi real time,
management asset perusahaan, bahkan berfokus pada usaha optimasi seluruh
jaringan bisnis, termasuk integrasi dengan supplier.
1.1 Ruang Lingkup
Dalam penulisan yang bertemakan Enterprise Resource Planning ini penulis
menentukan beberapa poin penting untuk dijadikan ruang lingkup penelitian. Ada
pun beberapa ruang lingkup tersebut adalah :
1. Sejarah ERP
Di dalam ruang lingkup ini penulis akan membahas sejarah ERP pertama
kali muncul ada pun sejarah yang sudah penulis ceritakan di latar belakang
hanyalah sebagian kecil dari sejarahnya yang akan dibahas lebih.
2. Aplikasi Sisterm ERP
Di ruang lingkup ini penulis akan menjelaskan lebih detail tentang
pengertian dan dampak buruk dari E-Waste tersebut, sehingga nantinya pembaca
karya ilmiah ini dapat menyadari betapa pentingnya pengaplikasian green
computing dalam mengolah limbah peralatan ICT.
3. Implementasi Sistem ERP
Pada tahapan implementasi, difokuskan untuk dapat menyelesaikan
target dalam stratedi visi, termasuk merancang implementasi, membangun
implementasi , dan menyebarkan implementasi kepada pihak pengguna terkait.
1.2 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari Enterprise Resource Planning (ERP) adalah:
1. Memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan
2. Menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan
setiap data sekali saja
3. Memungkinkan akses data secara real time
4. Memadukan sebagian besar dari proses bisnis
5.Memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus tanpa
melakukan pemrograman kembali
Menurut James A O’Brien, Penerapan sistem ERP memiliki banyak manfaat,
seperti sebagi berikut :
1. Kualitas dan efisiensi. Sistem ERP dapat menciptakan kerangka kerja
untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal
perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas
dan efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi.
2. Penurunan biaya. Sistem erp dapat menurunkan biaya yang signifikan
dalam pemrosessan transaksi dan hardware, software serta karyawan
pendukung Teknologi informasi, jika dibandingkan dengan sistem
yang tidak terintegrasi yang digantikan oleh sistem ERP.
3. Pendukung keputusan. Sistem ERP dapat mempermudah tugas –
tugas management sehari –hari dalam mempermudah pengambilan
keputusan dan melakukan fungsi management yang meliputi
diantaranya dibidang perncanaan, pengorganisasian, pengawasan dan
pengendalian.
4. Kelincahan perusahaan. Dalam mengimplementasikan sistem ERP
dapat menghilangkan perbedaaan budaya antara departemen, sehingga
data dapat diintegrasikan. Dan menghilangkan dinding department
dan fungsi berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumberdaya
informasi sehingga menghasilkan struktur organisasi.
5. Sistem Terintegrasi. Sistem ERP menawarkan sistem terintegrasi
dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat
dilakukan secara efektif dan efisien
6. Sistem ERP menjamin seluruh aktivitas dilakukan sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan misalnya fungsi pembelian harus
melalui perhitungan perencanaan kebutuhan barang setelah itu order
pembelian kemudian peneriamaan barang selanjutnya peengakuan
hutang. Dengan demikian seluruh aktivitas dapat berjalan effisien dan
effektif
7.Sistem ERP mengendalikan seluruh proses bisnis dengan
menggabungkan seluruh aktivitas masing-masing departemen dalam
satu sistem yang terintegrasi. Dengan sistem yang terintegrasi dapat
dihindari kebocoran, pemborosan, penyalahgunaan sumber daya
perusahaan dan alokasi sumber daya yang tidak tepat.
1.3 Sistematika Penulisan
Penulisan karya ilmiah ini dijabarkan dalam empat bab yang terdiri
dari:
BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab pertama ini menguraikan latar belakang penulisan Karya
ilmiah, ruang lingkup yang berisi batasan pembahasan yang
terdapat di dalam topik ini, tujuan dari penulisan dan manfaat apa
saja yang diharapkan, metodologi pembuatan karya ilmiah, dan
sistematika penulisan yang digunakan yang penulis gunakan.
BAB 2 : LANDASAN TEORI
Bab kedua menguraikan mengenai pembahasan konsep
dan landasan teori yang terbagi dalam teori-teori umum dan teori-
teori khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas
sebagai landasan dalam penulisan karya ilmiah Enterprise
Resource Planning ini.
BAB 3 : PEMBAHASAN
Bab ketiga menguraikan mengenai pembahasan topik yang
kami sajikan, di bab ketiga ini kami juga menjelaskan hasil
penelitiian kami secara detail agar bisa dimengerti oleh pembaca
BAB 4 : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab keempat merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan
dan saran yang telah diperoleh penulis dari hasil penelitian
sesuai dengan topik yang diangkat, serta berisi saran-saran
terhadap pihak yang terkait untuk manfaat dari sistem ERP bagi
perusahaan.
BAB 2
LANDASAN TEORI
Sistem memiliki banyak pengertian, tetapi pada dasarnya pengertian
tersebut memiliki maksud yang sama. Dalam analisis dan perancangan
sistem informasi penulis harus memahami terlebih dahulu pengertian sistem
informasi agar dapat melakukannya.
Berikut adalah pengertian sistem informasi secara umum :
Menurut Raymond Mc Leod, Ir. George Schell (2000,p9), Sistem
adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk
mencapai suatu tujuan organisasi seperti perusahaan atau area bisnis yang
2.1.2 Pengertian Management
Menurut Stephen P. Robbin, Marry Coulter (2012,p8), Management
adalah suatu tindakan yang melibatkan koordinasi dan mengawasi kegiatan
pekerjaan orang lain sehingga kegiatan tersebut selesai secara efisien dan
Menurut Rainer dan Turban (2009,p6), Informasi adalah data yang
telah diatur sehingga mereka memiliki arti dan nilai bagi penerima.
2.2 Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource planning (ERP) merupakan singkatan dari tiga
elemen kata enterprise (Perusahaan/Organisasi), Resource (Sumber Daya)
Planning (Perencanaan). Tiga kata tersebut mencerminkan sebuah konsep
yang berujung pada kata kerja Planning. Dengan demikian, berarti ERP
menekankan kepada aspek perencanaan.
2.2.1 Infratrusktur Sistem ERP
Infrastruktur merupakan hal utama dalam perencanaan pemakaian
sistem ERP, karena dengan adanya infrastruktur yang kuat, maka dapat
dikatakan bahwa perusahaan telah membangun pondasi yang kuat. Secara
umum infrastruktur sistem ERP yang perlu diperhatikan adalah sebagi berikut
Orang – oirang yang terli9bat dalam penerapan system ERP
merupakan faktor yang sangat penting, terutama dalam hal komitmen waktu,
dukungan tpo managhement, rasa memiliki (sense of belonging), keterlibatan
(involvement), semangat (spirit), dan rasa perlawanan yang minimum.
Dengan demikian pihak konsultan tetap peduli untuk memberiokan support
dan memberikan dokumentasi yang jelas.
Berkaitan dengan proses bisnis berjalan dan proses bisnis ke depan
dengan penerapan sistem ERP. Dalam proses implementasi sistem ERP,
harus ada control dari tiap bagian , maka suatu perusahaan harus sudah
memiliki bisnis prosedur yang baik yang akan diterapkan dalam implementasi
Penerapan sistem ERP identik dengan invcestasi yang relative besar,
dimana teknologi meliputi dari infrastruktur jaringan, hardware, software.
Untuk software lebih optimal dengan melihat skalabilitay, maintance dan
perkembangan dimasa mendatanmg. Untuk database umumnya memakai
relational database dimana arsitekturnya sudah menggunakan client server
dan untuk beberapa sistem ERP tertentu sudah ada yang menggunakan web
2.2.2 Tahapan Methodology Sistem Terintegrasi
Menurut (Andree Yee and Atul Apte), dalam menerapkan sistem
integrasi yang selaras dengan strategti bisnis, maka perlu diperhatikan
tahapan metodologi sistem integrasi sebagai berikut:
Pada tahapan strategi, difokuskan pada tujuan bisnis dan
pengembangan teknologi yang diselaraskan pada visi organisasi yang telah
ditentukan, dengan mengetahui bagian sendiri, bagian pelanggan sendiri dan
Pada tahapan perencanaan, dilibatkan hal-hal teknis dan non teknis
prototype yang berkaitan dengan project pengembangan sistem terintegrasi
dan meyakinkan bahwa semua aspek dalam perencanaan dapat dilaksanakan
dengan baik, termasuk pengadaan sistem integrasi melalui membangun
sendiri atau membeli dari supplier software, merencakanan jadwa dan
Pada tahapan implementasi, difokuskan untuk dapat menyelesaikan
target dalam stratedi visi, termasuk merancang implementasi, membangun
implementasi , dan menyebarkan implementasi kepada pihak pengguna
pada tahapan evaluasi, difokuskan untuk mengevaluasi tahapan
poerencanaan dengan implementasi, melakukan perbaikan dari praktek
terhadap hal-hal yang tidak efektif dan melakukan pengukuran dan
pengembangan sistem agar sesuai strategi visi
2.2.3 Konsep dan arsitektur sistem ERP
Enterprise Rersource Planning (ERP) merupakan konsep untuk
merencanakan dan mengeluola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket
aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani
dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan(to serve and support
multiple business functions), sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan
dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsuimen, yang kahirnya dapat
menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi
semua pihak yang berkepentingan.
integrasi dalam konsep sistem ERP berhubungan dengan interpretasi
• menghubungkan antara berbagai aliran proses bisnis metode
dan teknik berkomunikasi
• keselarasan dan sinkronisasi operasi bisnis
• koordinasi operasi bisnis
Financial dan Accounting
• cost center and profit center
• account payable
• account receivable
• cash/bank management (cash Flow management)
• treasury management
• general ledger (income statement & balance sheet)
Sales dan distribution
• komisi, discount, credit notes
• order production
• planning production control – order production
• master planning
• MRP (material requirement Planning)
• Product Costing
• Inventory Movement (transfer)
• Inventory Management
• Multiple Warehouse Location
• Product category
• Physical and valuation inventory
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Applikasi ERP
3.1.1 Sejarah ERP
Sistem ERP telah ada sejak tahun 1960an, dimana awalnya hanya
berfokus pada sistem fabrikasi untuk pengendalian persediaan. Dan
sekarang ini, sistem ERP telah banyak mengalami evolusi pergeseran dari
pengegndalian menjadi pengolahan sumber daya.
Tahun 1960an Sistem Fabrikan fokus kepada pengendalian
inventory (Inventory Control) Tahun 1970an Fokus bergeser pada MRP
(Material Requirement Planning), yang menerjemahkan jadwal utama suatu
produk menjadi kebutuhan berbasis time-phased net, untuk perencanaan dan
pengadaan barang sebagian jadi, komponen maupun bahan baku, Tahun
1980an MRP-II (Manufacturing Resource Planning) berkembang mencakup
pengelolaan operasi produksi (Shop Floor) dan activitas pengelolaan
distribusi, Tahun 1990an MRP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas
rekayasa keuangan sumber daya manusia, pengelolaan proyek yang
melingkupi hampir semua aktivitas sistem organisasi usaha (business
enterprise), yang kemudian dikenal dengan istilah enterprise resource
planning (ERP). Tahun 2000an endtended ERP menjadi ERP II sekarang
Dalam situasi krisis ekonomi seperti sekarang ini, maka penerapan sistem
ERP tidak hanya sekedar memberikan suatu informasi bagi pengguna, tetapi
dituntut dapat memberikan alternatif keputusan yang diperlukan bagi
pengguna, tetapi dituntut dapat memberikan alternative keputusan yang
diperlukan bagi level managerial untuk pengambilan keputusan lebih lanjut,
terutama dapat memberikan solusi bisnis dan dapat memenangkan persaingan
bisnis bagi suatu perusahaan. Tujuan perusahaan perluasan sistem ERP
berdasarkan kebutuhan bagi suatu organisasi, untuk sapat berkompetitif dan
memenangkan persaingan bisnis, sehingga suatu organisasi dituntut untuk
memberikan informasi yang akurat, uptodate, dan informatif bagi
pengambilan lebih lanjut.
Awalnya sejak tahun 1960an, peranan Sistem ERP hanya pada area
fungtional sebagai pengendalian Inventory dan produksi saja, yang dikenal
dengan istilah Material Requirement Planning. Kemudian sejak tahun
1970an, sistem ERP mengalami perluasan pada areal fungsional Engineering
yang dikenal dengan istilah Close Loop MRP. Kemudian sejak tahun 1980an
sistem ERP mengalami perluasan pada area fungsional Finance dan Human
Resource Management, yang dikenal dengan istilah Manufacturing Resource
Planning (MRP II). Kemudian sejak tahun 1990an, sistem ERP mengalami
perluasan pada area fungsional delivery, yang dikenal dengan istilah
Enterprise Resource Planning (ERP). Kemudian sejak tahun 2000an hingga
sekarang, sistem ERP telah mengalami perluasan pada semua area fungsional
suatu organisasi, yaitu sales dan marketing, Customer Support, dan Supplier
Management, yang di kenal dengan istilah Extended ERP (ERP II).
3.1.2 Procurement
Hampir dalam setiap perusahaan, terlebih pada perusahaan yang
bergerak di industry manufaktur, sangatlah diperlukan hal pengadaan bahan
efektif dan efisien guna mendukung kelancaran dalam proses produksi. Hal
ini akan sangat mempengaruhi tingkat efisiensi dan produktivitas produksi,
bila pengadaan bahan baku yang diperlukan proses produksi tersedia atau
saldo persediaan tersebut mencukupi dalam proses produksi. Untuk menjamin
kelancaran dalam proses produksi, khususnya suatu sistem procurement
dengan dukungan sistem komputerisasi yang terintegrasi atau dikenal
deengan istilah sistem ERP – Procurement
Proses system procurement, diawali dengan kebutuhan bahan yang
dibutuhkan dan tidak tersedia di gudang. Kemudian dilanjutkan dengan
aktivitas yang meliputi pembuatan permintaan pembelian (purchase
requitision), melakukan seleksi pemasok dari penawaran yang diterim,
pembuatan pesanan pembelian (purchase order) kepada pemasok, transaksi
penerimaan barang (good receipt), transaksi verifikasi invoice , transaksi
pengembalian pembelian (purchase return) dan transaksi pembayaran hutang
usaha (payment).
3.1.3 Permintaan Pembelian (Purchase Requitision and Approval)
Kegiatan permintaan pembelian (Purchase Requisition -PR) dari
departementerkait yang ditujukan kepada departemen pembelian merupakan
awal terjadinya proses pengadaan. Proses penerbitan form Purchase
Requisition yang berkaitan untuk keperluan proses produksi, biasanya pada
perusahaan industry manufacturing akan dikoordinasikan oleh departemen
PPIC (Planning Production Inventori Control) sebagai coordinator
permintaan barang yang berkaitan langsung dengan proses produksi. Dengan
mempertimbangkan bahwa rencana order penjualan yang telah diterima dan
ketersediaan saldo persediaan di gudang, maka petugas departemen PPIC
akan melakukan pembuatan permintaan pembelian pada aplikasi sistem ERP,
kemudian setelah persetujuan oleh kepala departemen PPIC, maka formulir
permintaan pembelian tersebut akan didistribusikan kepada departemen
purchasing untuk proses pembelian lebih lanjut.
3.1.4 Pesanan Pembelian
Berdasarkan spesifikasi barang pada form permintaan pembelian,
maka petugas dan departemen Purchasing akan melakukan pemilihan
pihak pemasok dan negosiasi harga berdasarkan penawaran yang telah
dikonfirmasikan oleh pihak pemasok. Setelah melakukan perbandingan
dan pertimbangan dari beberapa penawaran yang diterima, seperti : harga,
pelayanan, spesifikasi barang, dan sebagainya maka petugas departemen
Purchasing akan mengentry data pada aplikasi sistem ERP untuk pembuatan
pesanan, quantity, harga satuan, syarat pembayaran, alamat pengiriman,
spesifikasi barang yang akan dibeli dan sebagainya. Setelah selesai
penginputan data tersebut, maka akan dilakukan pencetakan form pesanan
pembelian dan meminta persetujuan/tanda tangan pejabat yang berwenang,
kemudian Purchase Order tersebut akan didistibusikan kepadfa departemen
terkait proses poenerimaan barang.
Dalam praktik bisnis, sering dijumpai bahwa akan terjadinya
transaksu pengembalian pembelian (purchase return) dengan alasan tertentu,
yaitu barang telah diterima tersebut. Transaksi retur pembelian bisa terjadi
yang disebabkan oleh beberapa hal, seperti : barang tidak bisa digunakan,
type atau spesifikasi barang tidak sesuai dengan yang tercantum dalam
pesanan pembelian, barang terlah kadaluarsa, dan lain sebagainya.
3.1.5 Laporan yang dihasilkan
Laporan standar yang dihasilkan dari modul Procurement untuk
keperluan operasional dan level managerial adalah sebagi berikut :
• Laporan status permintaan pembelian
• Laporan status pesanan pembelian
• Laporan pembelian
• Laporan return pembelian
• Laporan control pembelian
3.2.1 Sales and Distribusi
Secara umum aktivitas sales dan distribusi adalah suatu kegiatan
mencatat seluruh aktivitas yang berkaitan dengan proses penjualan dan
mengendalikan serta memonitor proses penjualan disuatu perusahaan. Siklus
managemen penjualan dimulai dari kegiatan pre sales (sales contract), yaitu
negosiasi harga dengan pihak pelanggan yang kemudian disertai dengan
pembuatan penawaran harga (quotation). Kemudian dilanjutkan dengan
pemrosesan order penjualan (sales order).
Jika barang di gudang atau didalam inventory sourcing tersedia maka
akan dilakukan shipping, yaitu aktivitas mengirimkan barang ke tempat
pelanggan, dengan terlebih dahulu dilakukan proses pembuatan bukti surat
Untuk aktivitas sales dan distribusi tersebut setiap sistem ERP
mempunyai proses dasar yang hampir sama, tetapi dengan istilah dan
terminology yang berbeda. Hal ini yang membedakan beberapa sistem ERP
dalam memecahkan permasalahan operasional perusahaan. Suatu siklus
managemen penjualan yang efektif dan efisien memiliki hubungan antara
satu proses dengan proses lainya. Untuk mencapi hal tersebut maka sangatlah
dibutuhkan sistem informasi yang terintegrasi
Dalam aktivitas sales dan distribusi sekarang ini, sistem informasi
dituntut untuk semakin fleksibel, user friendly, dan canggih , agar mampu
mengikuti menangani berbagai perubahan dan keadaan tertentu secara tepat
dan cepat, seperti : proses peruhbahan dan keadaan tertentu secara tetap
dan cepat seperti proses : perubahan harga, alokasi persediaan, fleksibel
penggunaan sestem barcode, mendukung kegiatan promosi, ketepatan waktu
pengiriman, dan pengecekan batas platfond
3.2.2 Order Penjualan (sales order)
Sebagai tindaklanjut dari transaksi kontrak penjualan yang telah
disetujui oleh pihak pelanggan untuk dilakukan proses produksi lebih lanjut,
biasanya petugas administrasi marketing akan menerbitkan dokumen order
penjualan (sales order) untuk disetujui pejabat departemen sales marketing
dan distribusikan menjadi sebagai bukti internal
Setelah persetujuan order penjualan maka proses selanjutnya adalah
melakukan invcentory sourcing, yaitu suatu kegiatan pengecekan terhadap
ketersediaan saldo persediaan di gudang untuk menyediakan bahan yang
diperlukan untuk memenuhi order penjualan tersebut, apakah perlu dilakukan
untuk memenuhi order penjualan tersebut apakah perlu dilakukan proses
pesanan pembelian bahan ke pihak pemasok
Biasanya order penjualan terdiri dari :
• Informasi pesanan pelanggan
• Informasi pelanggan
• Informasi barang
• Jumlah barang
• Harga barang
• Jadwal delivery dan informasi shipping
• Informasi faktur
• Informasi kantor penjualan
• Informasi komisi sales
• Informasi syarat pembayaran
3.2.3 Inventory Sourcing
Untuk mengetahui saldo barang tersedia pada suatu lokasi gudang,
dapt diliuhat pada kartu persediaan yang ada dalam aplikasi program sistem
ERP.
Misalnya adanya pengiriman hasil jadi dari departemen produksi ke
departemen gudang, sebagi beukti ketersediaan barang, maka selanjutnya
akan dilakukan kegiatan shipping, yang meliputi kegiatan picking, packing
good issue delivery order, dan pengiriman barang
Setelah barang tersedia di gudang, maka petugas administrasi
penjualan akan menerbitkan surat jalan atau delivery order kepada petugas
3.2.4 Pengembalian Penjualan
Sistem sales dan distribusi, harus dapat mendukung jika terjadinya
keluhan (complaint) dari pihak pelanggan yang disebabkan karena barang
yang telah dikirim salah atau tidak sesuai spesifikasi yang tercantum pada
form sales ordcer, barang yang dikirm mengalami kerusakan atau barang
yang dikirim telah kadaluarsa.
Kegiatan retur penjualan akan menyebabkan tingkat ketidakpuasan
pelanggan. Semakin kecil terjadinya transaksi retur penjualan, maka semakin
baik kinerja perusahaan.
3.2.5 Finance and accounting
Dalam sistem informasi accounting, perlu diperhatikan proses
transaksi dan penyusunan laporan keuangan. Pada sistem ERP, untuk
penyusunan laporan keuangan dilakukan melalui applikasi program General
Ledger. Sebenarnya aplikasi program ini tidak ada pengimputan dan proses
data transaksi, kecuali memorial jurnal. Semua data tranmsaksi diperoleh dari
sistem proses transaksi lainya, seperti :
• Sales transaksi processing sistem : sales order processing, billing,
sales analysis
• Purchases transaction processing sistem : purchases, inventory
processing
• Cash receipt and disburchement transaction processing sistem
accounting receivaables, cash receipts, account payable, cash
disbursements, payroll transaction processing sistem : payroll, time
keeping
3.2.6 Persediaan (inventory)
Inventory bagi perusahaan biasanya digunakan untuk mengatisipasi
kebutuhan pelanggan, dan beberapa alasan mengapa persahaan tetap menjaga
atau menyimpan inventory dalam jumlah yang cukup, adalah sebagai berikut:
• Dapat memenuhi kebuituhan pelanggan pada waktu tertentu
• Mengambil keuntungan ketika potongan harga dari pihak pemasok
• Menghindari dari fluktuasi harga yang meningkat
• Menyediakan persediaan cadangan (buffer) untuk kondisi permintaan
yang tidak menentu
• Menjaga kelangsungan proses produksi
3.2.7 Produksi dan Operasi
Keunggulan modul produksi dan operasi adalah untuk mencatat
aktivitas produksi dan pembebanan biaya bahan per Work Order dengan
menggunakan metode activity Based Costing (ABS) sehingga dapat diketahui
Profit/Loss by produk sebelum dilakukan proses produksi. Kegunaan modul
produksi adalah sebagi berikut :
Mengatur jadwal produksi dengan cepat sesuai dengan jadwal
pengiriman dari order penjualan dan rencana penjualan dengan
mempertimbangkan ketersediaan material dan kapasitas produksi
Meningkatkan pengendalian penggunaan material per Work Order
untuk mencapai tingkat efisiensi kegiatan produksi
3.3.1 Implementasi Sistem ERP
Secara umum, tahapan implementasi sistem ERP meliputi : tahapan
perencanaan, tahapan analisis, tahapan desain, tahapan dukungan teknis, dan
tahapan implementasi
3.3.1 Tahapan perencanaan
Langkah awal implementasi adalah membentuk komite pengarah
yang bertujuan untuk mengidentifikasi tujuan utama dan ruang lingkup
proyek sistem ERP untuk menentukan Project Leader dan anggota tim dalam
membangun sistem
3.3.2 Tahapan analisis
Dalam tahapan analisis, maka komite pengarah telah sepakat untuk
menjalankan proyek implementasi eietem ERP dan sudah menentukan
pendekatan yang akan dilakukan. Tim mulai membentuk kelompok kerja
pada berbagai fungsi diorganisasi untuk mengumpulkan informasi dan
mendefinisikan kebutuhan pengguna. pihak konsuiltan luar dapat dilibatkan
hanya untuk membantu kelompok kerja dalam menjalankan aktivitas analisis
ini.
Tahap akhir fase analisis adalah akan dihasilkan sebuah prototipe
sistem ERP di berbagai fungsi organisasi untuk melakukan simulai dan
menunjukan integrasi antar modul kepada peengguna dan identifikasi
3.3.3 Tahapan desain
Tahapan desain dimulai setelah perusahaan memutuskan vendor atau
konmsultan yang telah dipilih. Tingkat desain tergantung pada pendekatan
sistem ERP, jika memilih satu kesatuan paket, maka pertemuan secara
langsung ditentukan terlebih dahulu jika perusahaan memilih pendekatan
kostumisasi paket, biasanya desain antarmuka akan lebih lama. Jika
pendekatan kombinasi beberapa paket, maka memerlukan desain user
interface yang lebih rumit, karena berbagai paket dari berbagai vendor harus
saling berkomunikasi
3.3.4 Tahapan Dukungan Teknis
Untuk menjamin keberhasilan sistem jangka pendek dan jangka
panjang, maka dukungan teknis dari para pengguna sangatlah diperlukan.
Walaupun semua pengguna sudah mendapatkan pelatihan yang intensif,
namun staff dukungan teknis tetap diperlukan, khususnya untuk perubahan
sistem yang drastic dan komprehensif, misalnya perbaikan koreksi kesalahan
program yuang ditemukan penguna dalam menjalankan sistem baru. Jika
terjadi kesalahan program maka diperlukan respon yang cepat dari konsultan
atau project leader untuk menjaga kepercayaan pengguna terhadap sistem
baru dan demi mendukung kelancaran dan efektifitas kerja
4.3.5 Tahapan implementasi
Dalam tahapan implementasi, semua rencana rekayasa ulang proses
bisnis diterapkan, karena semua hadware, software, data, jaringan sudah
diterapkan , maka hanya dua hal yang perlu dikaji, yaitu orang dan prosedur,
Struktur organisasi dapat berubah, karyawan dapat berpindah posisi (mutasi)
untuk mendukung proses implementasi, biasanya diterapkan beberapa
prosedur kerja baru.
a. Setelah modul selesai dikonfigurasi dan diintegrasikan dengan
b. Pembuatan prototype sistem, yang dilanjutkan dengan dilakukan
c. Verifikasi dan pengujian keseluruhan sistem dan dilakukan
d. Membuat dokumentasi seluruh sistem dan memberikan pelatihan
e. Membuat rencana konversi “rool out” sistem, yang meliputi
komponen dan program lainya, maka tahapan selanjutnya adalah :
validasi beberapa kali iterasi dan dilakukan revisi hingga akhirnya
sistem siap dijalankan
bebrapa konfigurasi ulang untuk meningkatkan kinerja sistem
kepoada semua pengguna sistem
jadwal instalasi sistem diseluruh orhanisasi dengan pendekatan
strategi konversi terpilih
4.2.6 Manfaaat Implementasi
Manfaat implementasi sistem ERP tidak terlepas pada
lingkungan internal perusahaan, tapi dapat diperluas secara vertical
dan horizontal. Perluasan vertikal dapat berupa pemanfaatan
sistem ERP untuk keperluan perencanaan strategis perusaaan dan
mendukung pengambilan keputusan strategis yang dapat memberikan
kompetitif bisnis bagi perusahaan. Sedangakan perluasan horizontal
dapat berupa perluasan keterlibatan pihak luar dalam sistem ERP
melalui pengeembangan sistem ERP dalam bentuk CRM.
berupa paket aplikasi program terpadu yang dapat dikelompokkan
berdasarkan spesialisasi proses bisnis, fungsi, dan industri tertentu,
yang pada umumnya terdiri dari elemen sebagai berikut :
Sistem ERP harus dapat memberikan solusi bisnis yaitu
• Data, yaitu berupa sumber data yang terinteghrasi untuk
seluruh perusahaan, di mana hanya dilakukan satu kali entry
data.
• Integrasi, yaitu berupa kegiatan mengolah, menyimpan, dan
memindahkan data dengan menggunakan paket aplikasi
program
• Fungsionalitas modul, yaitu berupa proses dalam menentukan
interaksi aplikasi program dengan basis data
BAB 4
PENUTUP
Salah satu perkembangan sistem informasi yang dapat membantu jalanya
bisnis suatu perusahaan adalah sistem Enterprise Presource Planning (ERP). SIstem
ERP dan dunia bisnis tidak dapat dipisahkan, karena sistem ERP dapat mendukung
dan membantu operasional bisnis perusahaan. Dalam sistem ERP mengandung
konsep –konsep managemen yang dapat diimplementasikan secara tepat, sehingga
menjadikan pekerjaan operasional suatu perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif.
Untuk mencapai hal tersebut, maka sistem ERP sangatlah diperlukan.
Sistem ERP merupkana konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya
perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul
yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan
(to serve and support multiple business fuctions), sehingga pekerjaan menjadi
lebih efektif dan efisien dan dapt memberikan pelayanan lebih bagi konsumen,
yang akhirnmya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan
(profitable) maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stake holder).
4.2 Saran
Apabila dalam suatu perusahaan menerapkan sistem ERP sebagai solusi bisnis
perusahaan maka langkah tersebut adalah benar dan tepat karena manfaat yang ada
dalam sistem yang terintegrasi dengan smua bagian fungsi bisnis tersebut tentu akan
meingkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja perusahaan, akan tetapi apabila sistem
yang telah diimplementasi tidak diimbangi dengan sumberdaya yang unggulan dan
mampu mengoperasikan sistem ERP sesuai departemen yang diberikan tentu hal
ini akan mengakibatkan dampak yang buruk bagi perusahaan seperti kinerja yang
diharapkan tidak sesuai jadwal yang ditetapkan.
Sehingga agar sistem ERP dapat berjalan dengan baik tentu hal yang harus
dipertimbangkan adalah sumberdaya manusia yang baik sebagai pengatur sekaligus
pengendali seluruh line bisnis sistem ERP.
DAFTAR PUSTAKA
Wijaya F Santo, Darudiato Suprato, “ERP & Solusi Bisnis” Graha Ilmu 2009.
Adi Nugroho, “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi” Infromatika Bandung,
2005.
Connolly, T.M., and Begg C.E. “Database Sistem : A Practical. Aproach to Design ,
Implementation, and Management”. 3 rd Ed. Addison Wesley 2002.
Callon Jack D, “Competitive Advantage through information Technology”, McGraw
Hill International Edition, 1996.
Edi Purwono, “Sistem Analis” Andi Yogyakarta, 2002.
Efraim Turban,, JE Aronson, Ting Peng Liang “Decision Support Syetem and
Intelegent Sistems” 6th
Hussain Donna, “Information Management”, Prentice Hall, 1992.
Marianus Sinaga “Accounting Principles”, 14th
Jakarta 2002.
Michael E.Porter, “Competitive Strategy”, Macmilan Puliching Co,Inc,1989.
Wawan Dhwanto dan falahah, “ERP menyelaraskan teknologi informasi dengan
strategi bisnis”, Informatika Bandung 2007.
Robbin Stephen P & Coulter Marry (2012). Management & Information System(2th
edition). Kota:John Wiley & Sons (Asia) Pte Ltd.
Edition, Prentice Hall International, Ner Jersey, 2005.
Edition, Marianus Sinaga, Erlangga,
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama :Yoga Sena Wahyu Hutama
Tempat, tanggal lahir :Jakarta, 18 Oktober 1993
Jeniskelamin :Laki-Laki
Alamat :Jl. Hj Domang, Kebon Jeruk, Jakarta
No. telpon : 085727159990
Riwayat pendidikan dan kursus
1. 1999 - 2005 : SD N 01 Taman Sari
2. 2005 - 2008 : SMP N 1 Kerjo Karanganyar
3. 2008 - 2011 : SMK N 2 Karanganyar
4. 2011 - sekarang : UniversitasBina Nusantara
Pengalamankerja : Free Lance Waiters di Kompas Gramedia 2011 - 2012
Komentar
Posting Komentar