Business Intelligence

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada saat ini sudah berkembang dengan sangat pesat. Perkembangan tersebut diikuti dengan munculnya bermacam-macam penerapan teknologi informasi yang terutama berkaitan dengan penyimpanan dan juga pengolaan data. Pihak pelaku bisnis seperti organisasi ataupun perusahaan terus berusaha untuk melakukan inovasi-inovasi agar dapat menerapkan sistem penyimpanan, dan pengolaan data yang baik. Suatu perusahaan berusaha untuk menjadi yang terbaik di antara pesaingnya dengan memberikan nilai lebih baik kepada perusahaan itu sendiri dan juga pelanggannya, hal ini bisa diwujudkan jika perusahaan sudah mampu menggunakan data yang mereka miliki dengan semaksimal mungkin

Di dalam persaingan dunia bisnis perusahaan membutuhkan informasi yang akurat dan tersusun secara rapih , hal ini dapat diwujudkan dengan penerapan data warehouse dan business intelligence maksud dari penerapan data warehouse dan business intelegent adalah untuk meningkatkan daya saing dengan perusahaan lain yang dimana produk tersebut dapat merebut hati pelanggan dan dapat menarik minat dari calon pelanggan baru.

1.2 Ruang Lingkup

Dalam penulisan yang bertemakan Data warehouse dan business intelligence ini penulis menentukan beberapa poin penting untuk dijadikan ruang lingkup penelitian. Ada pun beberapa ruang lingkup tersebut adalah:

 

1.    Sejarah business intelligence

·         Di dalam ruang lingkup ini penulis akan menjelaskan tentang sejarah singkat dari business intelligence agar pembaca dapat lebih memahami tentang asal-usul dari BI

2.    Implementasi Business Intelligence

·         Penulis akan membahas pendekatan untuk melakukan pengimplementasian pada BI agar pembaca dapat lebih memahami metode pendekatan yang dapat digunakan untuk pengimplementasian BI

3.    Data Warehouse

·         Di dalam ruang lingkup ini penulis akan membahas tentang Data warehouse agar pembaca dapat memahami lebih dalam tentang data warehouse.

4.    Data mart

·         Penulis akan membahas apa yang dimaksud dengan data mart dan manfaatnya bagi perusahaan.

5.    BI dashboard

·         Pada bagian ini penulis akan membahas tentang apa itu BI dashboard dan apa fungsi dari BI dashboard tersebut bagi perusahaan.

6. Langkah-langkah solusi proses BI

·         Pada bagian ini penulis akan membahas tentang keseluruhan proses dalam BI

7. Faktor-faktor penyebab kegagalan Implementasi BI

·         Pada bagian ini penulis akan membahas tentang factor apa saja yang dapat mengakibatkan kegagalan dalam implementasi BI

                                  8.  Pemanfaatan BI

·         Pada bagian ini penulis akan membahas tentang manfaat yang diberikan oleh BI.

1.2  Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari Penelitian adalah:

·      Memberikan penjelasan tentang pengertian Supply BI dan Data warehouse.

·      Memberikan penjelasan tentang metode pendekatan untuk pengimplementasian BI dan dataware house.

·      Menjelaskan tentang manfaat dari BI.

Manfaat yang akan diperoleh:

·      Pembaca dari penulisan ini terutama perusahaan dapat memahami secara penuh apa itu BI dan Data warehouse sehingga dalam penerapannya bisa dilakukan secara benar, efektif dan efisien.

·      Pembaca dari penulisan ini dapat mempelajari permasalahan-permasalahan tersebut dan dapat mempelajarinya sehingga apabila perusahaan mengalami permasalahan tersebut, perusahaan bisa secara cepat mengetahui solusinya.

·      Pembaca dari penulisan ini dapat memahami manfaat dari BI dan data warehouse sehingga dapat mempertimbangkan baik atau buruknya.

1.3  Metodologi Penelitian

Dalam pembuatan karya ilmiah ini penulis menggunakan studi pustaka sebagai metode pengumpulan data yang penulis butuhkan untuk memperkuat hipotesa yang penulis sertakan dalam penulisan karya ilmiah ini. Studi pustaka yang kami lakukan adalah mengumpulkan data yang kami butuhkan dari buku, majalah, dan jurnal-jurnal online yang tersedia di internet. Selain itu penulis juga menggunakan artikel-artikel yang ada di internet sebagai acuan untuk pencarian data.

1.4  Sistematika Penulisan                         

Penulisan karya ilmiah ini dijabarkan dalam empat bab yang terdiri dari:

BAB 1 : PENDAHULUAN

Bab pertama ini menguraikan latar belakang penulisan paper, ruang lingkup yang berisi batasan pembahasan yang terdapat di dalam topik ini, tujuan dari penulisan dan manfaat apa saja yang diharapkan, metodologi pembuatan paper, dan sistematika penulisan yang digunakan yang penulis gunakan.

BAB 2 : LANDASAN TEORI

Bab kedua menguraikan mengenai pembahasan konsep dan landasan teori yang terbagi dalam teori-teori umum dan teori-teori khusus yang berhubungan dengan topik yang dibahas sebagai landasan dalam penulisan paper Data warehouse dan business intelligence  ini.

BAB 3 : PEMBAHASAN

Bab ketiga menguraikan mengenai pembahasan topik yang kami sajikan, di bab ketiga ini juga kami menjelaskan hasil penelitian kami secara detail agar bisa dimengerti oleh pembaca.

BAB 4 : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab keempat merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan yang telah diperoleh penulis dari hasil penelitian sesuai dengan topik yang diangkat, serta berisi saran-saran terhadap pihak yang terkait agar dapat memanfaatkan paper ini dengan baik.

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori – Teori Umum

Dalam analisa dan perancangan sistem informasi penulis harus memahami terlebih dahulu pengertian sistem informasi agar dapat melakukannya.

Berikut adalah pengertian sistem informasi secara umum:

2.1.1 Sistem

Sistem sudah sangat mempengaruhi dunia bisnis dan sudah menjadi bagian persaingan bisnis di jaman yang sudah berkembang ini dalam mendukung semua aktivitas pada perusahaan.

Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005, p30) berpendapat bahwa sistem adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan dan berfungsi untuk mencapai sebuah hasil.

Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan komponen yang terintegrasi dan memiliki maksud dan tujuan yang sama dan mengeluarkan output.

2.1.2 Informasi

Informasi berasal dari pengelolahan data yang menjadi sebuah komponen diperlukan saat perusahaan melakukan pengambilan keputusan, dan melakukan perencanaan kedepannya.

Menurut Rainer & Cegielski (2009, p10), informasi adalah data yang sudah dikelola yang menghasilkan suatu nilai dan arti bagi penerimanya.

Menurut Rainer & Cegielski (2011, p10) informasi merupakan data-data yang telah diorganisir sehingga memiliki arti dan nilai bagi penerimanya.

Kesimpulan yang penulis ambil adalah informasi merupakan pengolahan data yang lebih lanjut dan memiliki nilai dan manfaat tersendiri untuk penggunanya.

2.1.3 Sistem Informasi

Sistem informasi sangat dibutuhkan dalam suatu kegiatan pada perusahaan saat ini, seperti menggunakan teknologi komputer dalam melakukan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, analisis untuk mencapai sebuah tujuan dalam kegiatan perusahaan.

Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005, p7) berpendapat, merupakan komponen yang saling berhubungan dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai hasil.dari kebutuhan informasi untuk menyelesaikan pekerjaan bisnis.

Sedangkan menurut O’Brien & Marakas (2010, p4), sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Kesimpulannya adalah sistem informasi merupakan kolaborasi antara sistem, manusia, komputer serta jaringan komunikasi yang menghasilkan suatu informasi yang berguna bagi user.

2.2. Teori-Teori Khusus

            2.2.1 Business Intelligence

Menurut Rud, Business Intelligence (BI) adalah sebuah kumpulan teori, metodologi, arsitektur dan teknologi yang dapat merubah data mentah menjadi informasi yang berguna dan bermanfaat untuk kepentingan bisnis. BI dapat menangani sejumlah data yang tidak terstruktur dengan jumlah yang sangat besar dan kemudian dapat membantu mengidentifikasi, mengembangkan ataupun membuat peluang-peluang bisnis yang baru. Dalam kata lain, BI membuat sekumpulan data dengan jumlah yang besar dapat dengan mudah ditangani. Memanfaatkan peluang baru dan mengimplementasikan sebuah strategi yang efektif dapat menyediakan keunggulan persaingan pasar dan stabilitas jangka panjang.

            2.2.2 Data Warehouse

Data Warehouse adalah database yang digunakan untuk keperluan pembuatan laporan dan juga analisis data. Integrasi data dari satu sumber ke sumber lainnya membuat sebuah tempat penyimpanan data yang sifatnya terpusat, atau yang disebut juga sebagai Data Warehouse itu sendiri. Data Warehouse menyimpan data saat ini dan juga data yang ada di masa lalu dan kemudian digunakan untuk membuat laporan yang ditujukan kepada manajemen seperti contohnya laporan tahunan dan juga perbandingan per kuartal.

BAB 3

PEMBAHASAN

3.1 Sejarah Business Intelligence

Istilah BI pertama kali didegungkan pada tahun 1989 oleh Howard Dresner. Dia menggambarkan istilah tersebut sebagai seperangkat konsep dan metode yang berguna untuk meningkatkan pengambilan suatu keputusan dengan bantuan sistem yang berbasiskan sebuah fakta atau realita yang sedang terjadi. Menurut tim studi BI pada Departemen Keuangan Indonesia menyatakan, BI merupakan sistem atau aplikasi yang berfungsi untuk mengubah data-data dalam suatu perusahaan atau organisasi(data operasional, data transaksional, dan data-data lainnya) ke dalam suatu bentuk pengetahuan. Aplikasi ini merupakan analisis data-data dimasa lampau, menganalisisnya dan kemudian menggunakan pengetahuan tersebut untuk mendukung pengambilan suatu keputusan dan perencanaan organisasi/perusahaan(Indonesia, 2007). Dari definisi tersebut bisa dikatakan bahwa BI merupakan suatu sistem pendukung keputusan yang berdasarkan pada fakta-faktar kinerja perusahaan. BI juga berguna untuk mengifisienkan finansial, manusia, material serta beberapa sumber daya lainnya.

3.2  Implementasi Business Intelligence

Dalam membangun dan mengimplementasikan BI dalam suatu organisasi/perusahaan, terdapat 3 pendekatan yang dapat digunakan. Masing-masing dari pendekatan tersebut mempunyai kelebihan dan kelemahan, dimana pilihan dari startegi tersebut berdasarkan kondisi dan kebutuhan organisasi yang akan membangun BI. Pendekatan tersebut antara lain sebagai berikut:

A. Top-Down  Approach

Pendekatan top-down sangat tepat untuk organisasi yang akan membangun BI dimana pada waktu yang bersamaan organisasi tersebut juga sedang melakukan proses bisnis secara menyeluruh diseluruh aspek organisasi/perusahaan. Pada pendekatan ini, kerangka data warehouse secara menyeluruh harus disusun terlebih dahulu, baru kemudian diikuti oleh data warehouse departemental (data mart).

Kelebihan pendekatan ini:

                                    -Pembangunan BI langsung mencakup data seluruh organisasi.

                                    -Kerangka BI akan lebih terstruktur, bukan gabungan dari datamart.

Kekurangan pendekatan ini:

                                    -Waktu implementasi lebih lama.

                                    -Risiko kegagalan sangat tinggi karena kerumitannya.

B. Bottom-Up Approach

Hal ini merupakan kebalikan dari pendekatan sebelumnnya, dalam pendekatan bottom-up Bi yang disusun justru dari tingkat departemental(departemental data warehouse) baru kemudian diintegrasikan menjadi data warehouse secara keseluruhan .

Kelebihan pendekatan ini:

-Risiko kegagalan relatif lebih kecil.

                                    -Memungkinkan anggota tim proyek untuk berlajar lebih baik.

Kekurangan pendekatan ini:

                                    -Data tidak konsisten.

                        C. Tactical Approach

Pendekatan ini mengkombinasikan kedua-kedua pendekatan sebelumnnya untuk mendapatkan kelebihannya. Dalam pendekatan ini, pengembangan BI di suatu organisasi akan dimulai dari perencanaan dan pendefinisian arsitektur kebutuhan data warehouse organisasi secara keseluruhan. Baru kemudian akan dilakukan serangkaian pembuatan BI pada tiap departemen yang membutuhkan.

3.3  Data Warehouse

Data Warehouse adalah bagian penting dari penerapan Business Intelligence, karena data warehouse adalah sumber data Business Intelligence untuk melakukan analisis ekstensif oleh pengguna. Secara sederhana data warehouse adalah kumpulan data yang dihasilkan untuk mendukung pengambilan keputusan. Data warehouse juga merupakan repositori data saat ini dan data histori yang berpotensi dapat digunakan oleh seluruh eksekutif diperusahaan. Data biasanya terstruktur dan tersedia dalam bentuk siap diolah untuk kegiatan analisis, hal yang dimaksud tersedia dalam bentuk siap diolah adalah data warehouse mengumpulkan data dari berbagai sumber yang biasanya tidak memiliki format yang sama karena itu data yang tersedia di data warehouse siap diolah. Untuk itu diperlukan tahap transformasi untuk menyamakan semua format pada data yang ada yang sama agar digunakan untuk pengambilan keputusan.

Ada pun karakteristik data warehouse sebagai berikut:

·         Berorientasi pada subjek :  Data yang diatur oleh subyek yang dirinci, seperti penjualan, produk, atau pelanggan, yang hanya berisi informasi yang relevan untuk mendukung keputusan. Orientasi subjek memungkinkan pengguna untuk menentukan tidak hanya bagaimana bisnis mereka berjalan.

·         Variasi waktu : warehouse memelihara data lama (histori). Data tersebut tidak perlu disediakan statusnya saat ini (kecuali di dalam sistem yang real time).

·         Non-volatile:  Setelah data yang masuk ke gudang data tidak dapat berubah dan tidak dapat diperbarui. Data yang sudah rusak dibuang dan diubah menjadi record sebagai data baru.

3.4  Data Mart

Data mart adalah seperti bagian kecil dari data warehouse yang dibagi ke dalam beberapa divisi. Data mart biasanya lebih kecil dan berfokus pada subjek atau departemen tertentu.. Sebuah data mart dapat bergantung atau independen.

Sebuah dependent data mart adalah subset yang dibuat langsung dari data warehouse. Jenis ini memiliki keuntungan menggunakan model data yang konsisten dan menyediakan data yang berkualitas. Data mart Dependent mendukung konsep model data tunggal perusahaan-lebar, tetapi data warehouse harus dibangun terlebih dahulu. Data mart independen adalah desain warehouse kecil untuk Strategic Business Unit atau departemen. Sumber untuk data mart independen tidak berasal dari data warehouse.

Figure 3 Data Mart Illustration

3.5 BI Dashboard

BI dapat membantu perusahaan untuk membuat keputusan dengan mengolah data yang dimiliki perusahaan. Dari banyak data teknologi BI dapat membantu pengguna untuk memahami situasi saat ini yang dihadapi perusahaan. Sebagai contoh seperti ketika perusahaan perlu mengambil tindakan sehubungan dengan situasi yang dihadapi perusahaan, seperti ketika mereka perlu untuk mengisi ulang stok produk mereka atau kinerja pengendalian.

Tapi setiap pengguna tentu saja mengharapkan laporan dari sistem karena mereka sudah menginvestasikan banyak uang dalam membangun BI. Setiap eksekutif tidak ingin hanya membaca deretan teks yang memberikan informasi. Memang benar bahwa dari laporan yang diterima bisa mendapatkan informasi karena biasanya laporan ringkasan data. Tapi pengguna biasanya lebih suka gambar grafis yang bagus dan juga dapat memberikan informasi tentang situasi saat ini atau juga dapat memberikan analisis untuk meramal kejaadaian akan datang.

Itulah sebabnya BI menyediakan dashboard yang memberikan gambar grafis yang dapat digunakan untuk memberikan informasi dan pengambilan keputusan. Dashboard itu sendiri dapat membantu pengguna dalam mengelola kinerja perusahaan. Gambar di dashboard BI memberikan informasi dari banyak data untuk pengambilan keputusan.

3.6 Langkah-Langkah Solusi Proses Business Intelligence

            Menurut Ronald (2008) ada beberapa bagian dalam solusi BI yaitu, keseluruhan proses dalam BI  dapat diterjemahkan menjadi langkah-langkah dibawah ini:

1.         Mengidentifikasi masalah bisnis yang perlu diselesaikan dengan gudang data dan menentukan data yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

2.                     Identifikasi lokasi dari data-data yang diperlukan dan mengambilnya dari sumber penyimpanannya.

3.         Merubah data yang diperoleh dari beragam sumber tersebut ke dalam data yang konsisten.

4.         Mengambil data yang telah dirubah tersebut ke dalam lokasi yang tersentralisasi.

5.         Membuat sebuah gudang data dengan data yang ada didalam lokasi tersentralisasi tersebut.

6.         Memasang sebuah produk atau aplikasi yang dapat memberikan akses ke data yang dalam cube tadi.

3.7 Faktor-Faktor Penyebab Kegagalan Implementasi Business Intelligence

            Terdapat beberapa faktor yang harus dihindari agar implementasi BI di suatu organisasi/perusahaan bisa berjalan dengan sukses. Hal ini sangat penting diperhatikan karena upaya implementasi BI biasanya akan membutuhan sumber daya(dana, waktu, tenaga) yang relatif cukup besar. Faktor tersebut adalah:

                        A. Perencanaan yang kurang matang

Implementasi BI tidak mungkin berhasil tanpa perencanaan yang matang. Kondisi tersebut antar lain ditunjukkan dengan adanya rendahnya konsistensi dukungan pimpinan terhadap proyek BI itu sendiri dan rendahnya tingkat kerjasama antara bagian diorganisasi dalam mewujudkan BI.

                        B. Kualitas data yang kurang baik

BI tidak akan dapat digunakan dengan baik jika data yang akan dianalisis merupakan data yang kurang baik kualitasnya. Data yang kurang baik akan menghasilkan informasi yang tidak baik dalam pengambilan sebuah keputusan.

                        C. Kurangnya mengantisipasi perubahaan diorganisasi

Sistem BI beserta implementasinya sering kali mengalami suatu perubahan dan organisasi patut menganstisipasi hal tersebut. Perubahan yang terjadi diorganisasi juga membutuhkan antisipasi pada sistem BI yang dipakai. Untuk itu organisasi/perusahaan perlu memperhitungkan sumber daya yang dipakai.

D. Pengadaan sistem BI yang one-stop shopping

Sampai dengan saat ini, belum ada sistem BI yang siap untuk dipakai(cocok) untuk semua jenis organisasi yang membutuhkannya. Untuk itu pengadaan BI di suatu organisasi memerlukan suatu proses penyempurnaan yang berkelanjutan dan bukan hanya sekedar pembelian sistem yang hanya sekali beli yang dapat digunakan tanpa adanya pengembangan dan penyempurnaan. Kebutuhan infrastruktur seperti server dan jaringan juga harus diakomodasikan karena akan terus berkembang menyesuaikan banyaknya data yang akan disimpan.

3.8 Pemanfaatan Business Intelligence

            BI dapat dimanfaatkan antara lain sebagai berikut;

1. Peningkatan Loyalitas pelanggan dengan implementasi BI pada CRM. Integrasi CRM dengan BI dapat menghasilkan keuntungan yang lebih banyak disamping juga memangkas biaya operasional perusahaan. Implementasi CRM yang berfokus pada sudut pandang konsumen yang membutuhkan usaha dan biaya yang tidak sedikit khususnya untuk mengintegrasikan seluruh data perusahaan yang tersebar diseluruh cabang perusahaan.

2.  Menentukan strategi pemasaran yang tepat untuk perusahaan. Strategi pemasaran:segmentasi pasar, target pasar, penempatan posisi. Pada segmentasi pasar, membagi sebuah pasar ke dalam kelompok pembeli yang khas berdasarkan kebutuhan, karak, perilaku yang memungkinkan membutuhkan produk atau suatu bauran pemasaran yang terpisah. Pada target pasar, sebuah proses mengevaulasi daya tarik tiap-tiap segmen dan memilih satu atau lebih segmen yang dimasuki. Pada penempatan posisi, mengatur produk supaya dapat menempati posisi pada benak konsumen yang jelas khas, dan diinginkan secara relatif dari produk pesaing.

Bab 4

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Kompetisi ketat bisnis saat ini, kualitas dan waktu yang singkat dari informasi bisnis untuk sebuah organisasi tidak hanya untung dan rugi saja; mungkin lebih kepada dapat bertahan atau gulung tikar. Tidak ada or-ganisasi bisnis yang menyangkal keuntun-gan dari BI.

Laporan analisis industri ter-baru, jutaan orang akan menggunakan Vis-ual Tools BI dan analisis setiap hari.

BI dapat membantu perusahaan untuk membuat keputusan dengan mengolah data yang dimiliki perusahaan. Dari banyak data teknologi BI dapat membantu pengguna untuk memahami situasi saat ini yang dihadapi perusahaan. Sebagai contoh seperti ketika perusahaan perlu mengambil tindakan sehubungan dengan situasi yang dihadapi perusahaan, seperti ketika mereka perlu untuk mengisi ulang stok produk mereka atau kinerja pengendalian

Kedepannya trend BI akan digabungkan dengan AI (Artificial Intelligence). AI telah digunakan pada aplikasi bisnis sejak tahuan 1980an, dan sangat berguna untuk meme-cahkan problem yang komplek dan teknik pendukung keputusan dalam real-time ap-likasi bisnis. Ini tidak akan lama lagi sebe-lum aplikasi AI merger dengan BI, berbagi dalam era baru didalam bisnis. Untuk men-jalankan integrasi, vebdor BI memulai untuk menggunakan SOA (Services Oriented Archi-tecture) dan Enterprise Information Integra-tion (EII).

4.2 Saran

Sebaiknya untuk perusahaan yang akan Implementasi BI harus memperhatikan  perencanaan yang matang karena suatu penerapan sistem tidak mungkin berhasil tanpa perencanaan yang matang. Kondisi tersebut antar lain ditunjukkan dengan adanya rendahnya konsistensi dukungan pimpinan terhadap proyek BI itu sendiri dan rendahnya tingkat kerjasama antara bagian diorganisasi dalam mewujudkan BI.

Pada sisi lain sebaiknya perusahaan dalam melakukan implementasi juga memperhatikan Sistem BI beserta implementasinya sering kali mengalami suatu perubahan dan organisasi patut menganstisipasi hal tersebut. Perubahan yang terjadi diorganisasi juga membutuhkan antisipasi pada sistem BI yang dipakai. Untuk itu organisasi/perusahaan perlu memperhitungkan sumber daya yang dipakai.

Menurut kami sampai dengan saat ini, belum ada sistem BI yang siap untuk dipakai(cocok) untuk semua jenis organisasi yang membutuhkannya. Untuk itu pengadaan BI di suatu organisasi memerlukan suatu proses penyempurnaan yang berkelanjutan dan bukan hanya sekedar pembelian sistem yang hanya sekali beli yang dapat digunakan tanpa adanya pengembangan dan penyempurnaan. Kebutuhan infrastruktur seperti server dan jaringan juga harus diakomodasikan karena akan terus berkembang menyesuaikan banyaknya data yang akan disimpan.